“Riunioni barra aperitivi, senza troppa formalità”. backstage Mashup tra confronto, idee e scelte (VIDEO)
Nel corso della diretta serale di Trieste Cafe uno dei passaggi più seguiti riguarda il backstage dell’organizzazione degli eventi Mashup. La curiosità viene esplicitata direttamente da “Marsi”, che chiede a “Zini” di spiegare come si svolgono le riunioni interne allo staff, quali decisioni vengono prese e in che modo si costruisce, settimana dopo settimana, la programmazione delle serate.
La risposta apre uno spaccato concreto e dettagliato sul metodo di lavoro di Mashup, fatto di confronto continuo, scelte operative e attenzione alla comunicazione, senza ricorrere a schemi rigidi o eccessivamente formali.
“Zini”: “Riunioni barra aperitivi, senza troppa formalità”
“Zini” chiarisce subito il punto centrale: le riunioni Mashup non vengono concepite come momenti rigidi o burocratici. In diretta utilizza un’espressione precisa per descriverle: “riunioni, barra, aperitivi”.
Il significato viene spiegato immediatamente. L’obiettivo, dice “Zini”, è evitare “troppa formalità” e creare invece un contesto in cui lo staff possa sentirsi a proprio agio. Ci si trova insieme, si parla, si beve qualcosa, si discute e si scherza, alternando momenti seri ad altri più leggeri. Un’impostazione voluta, soprattutto considerando l’età media di molte persone coinvolte nello staff.
Secondo quanto spiegato in diretta, creare un ambiente troppo rigido rischierebbe di essere controproducente, in particolare con ragazze e ragazzi ventenni impegnati nelle pubbliche relazioni.
Il confronto come base: “ascoltiamo le opinioni di tutti”
Nel racconto di “Zini” emerge un concetto chiave: le riunioni servono prima di tutto per raccogliere punti di vista. In diretta spiega che durante questi incontri si parla di ciò che funziona e di ciò che non funziona nelle serate, confrontandosi apertamente.
“Zini” chiarisce che il suo ruolo è quello di coordinare, ma non esiste “un capo dietro che decide per tutti” durante la riunione. L’idea è ascoltare le opinioni di tutti, creare uno spazio di dialogo e mettere sul tavolo suggerimenti e osservazioni.
Precisa anche che non esistono votazioni strutturate o rituali fissi: “non facciamo delle votazioni vere e proprie”. A volte può capitare, ma non è la regola. Le decisioni non vengono prese per alzata di mano, ma maturano dopo il confronto.
Il chiarimento di Rebek: libertà sì, ma serve una guida
Sul tema interviene anche “Rebek”, che interpreta quanto detto da “Zini” e aggiunge un elemento di riflessione. In diretta sottolinea che la libertà di esprimere opinioni è fondamentale, ma che allo stesso tempo non può mancare una guida.
Secondo “Rebek”, se ogni opinione avesse lo stesso peso decisionale, “non ne usciresti più”. La riunione, dice, serve per far emergere idee, spunti e anche proposte che possono cambiare tutto, ma deve esserci sempre qualcuno che raccolga queste idee e scelga quali portare avanti, quali accantonare e quali rimandare.
“Zini” conferma questa lettura, precisando che all’interno del team ci sono “2 o 3 figure” che, dopo aver ascoltato tutti, prendono la decisione finale. La riunione non è il momento della scelta definitiva, ma quello dell’ascolto.
Di cosa si parla davvero nelle riunioni Mashup
Entrando nel dettaglio, “Marsi” chiede quali siano concretamente gli argomenti trattati. “Zini” risponde elencando con precisione i temi principali.
Il primo è il format. Le riunioni servono a capire quale tipo di serata proporre, quale musica, quale impostazione artistica. Questo vale soprattutto per la programmazione futura, non per la settimana immediatamente successiva: “noi le facciamo molto prima”, spiega, con uno sguardo che va avanti di settimane o mesi.
Il secondo tema è l’artistico, cioè tutto ciò che riguarda l’identità musicale e l’impostazione della serata. È su questo che si concentra gran parte del confronto.
Comunicazione, università e volantinaggio
Una parte importante del racconto riguarda la comunicazione. “Zini” spiega che nelle riunioni si ragiona molto su come e dove comunicare, soprattutto in relazione ai periodi universitari.
Quando ci sono sessioni d’esame o momenti in cui “sappiamo che c’è più gente in università”, il lavoro cambia. Si organizza il giro di volantinaggio, si decide dove distribuire i volantini, dove posizionare le locandine e quali zone presidiare maggiormente.
In diretta “Zini” cita anche strumenti concreti: l’uso delle locandine stampate in formato A3, la scelta dei punti più efficaci dove affiggerle e la valutazione dei luoghi dove invece “non prendere una locandina”. Sono decisioni operative che vengono condivise e discusse proprio in queste riunioni.
Il ruolo del locale: d’inverno meno centrale
“Zini” chiarisce anche un altro aspetto: durante l’inverno, il locale è meno oggetto di discussione perché la maggioranza delle serate si svolge al Dom. In quel caso, dice, “il locale sappiamo già quale sarà”.
Per questo motivo, nelle riunioni invernali l’attenzione si concentra meno sulla scelta della location e molto di più su format, artistico e comunicazione. Diverso il discorso per l’estate, quando i locali cambiano e diventano una variabile centrale.
Il senso delle riunioni: costruire insieme, decidere dopo
Nel complesso, il quadro che emerge dalla diretta è quello di un metodo di lavoro basato su equilibrio e chiarezza. Le riunioni Mashup non sono tavoli decisionali rigidi, ma momenti di confronto informale, pensati per raccogliere idee, percezioni e suggerimenti.
Le decisioni arrivano dopo, affidate a un numero ristretto di figure che hanno il compito di sintetizzare quanto emerso e trasformarlo in scelte operative. Un modello che, secondo quanto raccontato in diretta, permette di mantenere un clima positivo all’interno del gruppo e allo stesso tempo di garantire una linea chiara nella programmazione delle serate.
Il backstage delle serate Mashup passa quindi anche da qui: da riunioni “barra aperitivi”, da locandine A3, da giri di volantinaggio e da scelte che nascono dal confronto, prima ancora che dalla decisione finale.
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